Es existieren im Umgang mit offenen, nicht beglichenen Rechnungen einige Mythen. Die Unterschiede zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung sind oft nicht bekannt. Des Weiteren ist oft unbekannt, was eine rechtsgültige Zahlungserinnerung bzw. Mahnung alles beinhalten muss. Wir klären auf.

Selbstständige, die bereits über einige Jahre tätig sind, werden die Problematik mit verpassten Zahlungszielen Ihrer Kunden sehr gut kennen und evtl. schon einen geübten Umgang mit dieser Problematik gefunden haben. Viele Freiberufler, Gewerbetreibende und Unternehmer sind jedoch vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit von dieser Problematik verunsichert: Muss eine Zahlungserinnerung oder doch gleich ein Mahnung an den Kunden gesandt werden?

Unterschiede zwischen Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen haben rechtlich gesehen genau die gleiche Funktion wie Mahnungen. Wenn eine Zahlung von gewerblichen Kunden nach einer Frist von 30 Tagen sowie dem Zugang einer Rechnnung ausbleibt, gerät dieser auch ohne Mahnung in Verzug. Bei privaten Kunden ist das anders. Dieser kommt nur dann automatisch in Verzug, wenn in der Rechnung auf eine Frist von 30 Tagen sowie einem drohenden Zahlungsverzug hingewiesen wird.

Zwischen Zahlungserinnerungen und Mahnungen liegt der wesentliche Unterschied demnach in der Bezeichnung der Nachricht. Den Begriff der Zahlungserinnerungen wählt man lediglich aus Gründen der Höflichkeit. Beide, also Zahlungserinnerung als auch Mahnungen, erfüllen rechtlich gesehen jedoch die gleiche Funktion.

Erforderliche Angaben in rechtlich gültigen Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Für Zahlungserinnerungen sowie für Mahnungen gibt es keinen gesetzlich vorgescheriebenen Aufbau. Pflichtangaben gibt es daher für Zahlungserinnerungen sowie für Mahnungen nicht. Es ist jedoch zu empfehlen, dass das Schreiben nicht allzu nett formuliert ist. Es ist außerdem ratsam, dass folgende Inhalte vorhanden sind:

  • Rechnungsdatum sowie -nummer
  • eine kurze Beschreibung der erbrachten Leistung
  • Eine eindeutige Aufforderung zur Erbringung des offenen Rechnung inklusive einem neuen Zahlungsziel
  • Summe der Rechnung
  • Name und Anschrift des Absenders sowie Empfängers
  • Evtl. vorhandene Mahngebühren sowie Verzugszinsen

Wie korrekte Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erstellt werden?

Es stehen online Tools zur Verfügung, die einen bei der Erstellung einer korrekten Zahlungserinnerung unterstützen. Es stehen Ihnen auf diversen Portalen alle essentiellen Funktionen, welche Ihnen das Schreiben von Rechnungen vereinfachen. Es werden Ihnen auf diesen Portalen Templates sowohl für eine korrekte Rechnung als auch für eine korrekte Zahlungserinnerung zur Verfügung gestellt. Auch die direkte Einbindung eines Inkassos ist hier möglich. Es ist lediglich eine Registrierung notwendig und schon können Sie wie gewohnt Ihre Rechnung schreiben. Wenn eine Rechnung überfällig geworden ist, erhalten Sie eine entsprechende Information. In diesem Fall können Sie eine Mahnung, die mit den entsprechenden Informationen vorausgefüllt ist, mit nur einem Klick abschicken.